Как «пробить» потолок в выручке и повысить производительность персонала на 40%?
Основная задача любого бизнеса заключается в получении прибыли, размер которой во многом зависит от организации бизнес-процессов. В работе всех компаний есть проблемные места, которые необходимо оптимизировать, поскольку они снижают общую продуктивность и скорость выполнения задач, а также увеличивают издержки за счет неэффективного использования ресурсов. В этом материале расскажем о том, как современные методы оптимизации бизнес-процессов помогают достичь стратегических целей компании и добиться максимально возможных результатов.
Содержание:
Что такое бизнес-процессы: определение
Бизнес-процессы — это цепочка стандартных операций, которая помогает получить заданный результат. Они многократно повторяются и выполняются в определенной последовательности. У каждого бизнес-процесса своя функция — управленческая, производственная или вспомогательная, но все они направлены на достижение единой цели — создание ценности для клиента и получение прибыли. Подробнее понятие «бизнес-процессы» мы разбирали в предыдущей статье.
Чтобы компания работала с максимальной эффективность, все действия в этой цепочке должны быть полезными — направленными только на получение нужного результата. На практике часто можно наблюдать другую картину, когда выполнение бизнес-процесса замедляется из-за ненужных действий — согласований, заполнения отчетов, исправления ошибок и т.д.
Еще одна распространенная проблема связана с отсутствием четких инструкций по выполнению бизнес-процессов, когда сотрудники не понимают, как им действовать в той ли иной ситуации, и кто ответственен за решение конкретных вопросов. В результате руководство постоянно вовлекается в решение текущих рабочих проблем и не может сосредоточиться на стратегических задачах.
Основная цель оптимизации — привести бизнес-процессы к оптимальному состоянию, чтобы при минимальных усилиях и затратах достигался максимальный эффект.
Зачем нужна оптимизация?
Необходимость в оптимизации деятельности возникает на разных этапах развития компании и по разным причинам. Основными предпосылками к перестройке бизнес-процессов являются:
- Низкая клиентская удовлетворенность. Низкое качество продукции или услуг, ошибки, которые совершают сотрудники, и задержки в выполнении заказов приводят к недовольству клиентов, потере их доверия и снижению конкурентоспособности компании на рынке. Как правило, причина кроется в неоптимальных бизнес-процессах — некачественном планировании, недостаточном контроле, неэффективной координации.
- Неэффективное взаимодействие. Внутренние коммуникации между различными подразделениями и сотрудниками не должны вызывать сложностей или задержек в работе. Эффективность падает при разрозненных бизнес-процессах, когда вместо отлаженной системы присутствуют отдельные действия, которые разные сотрудники выполняют их по-своему, а также при недостаточном обмене информацией и конфликтах между отделами, дублировании операций, избыточном контроле.
- Нечеткое разделение ответственности. Границы зон ответственности между участниками или подразделениями должны быть четко определены в рамках бизнес-процессов. При этом, любое подразделение или сотрудник получают право и обязанность инициировать необходимые компании процессы в рамках своей зоны ответственности. В противном случае будут возникать задачи, для которых каждый раз нужно искать исполнителей, в результате чего работы будут проводиться не вовремя или некачественно.
- Медленное принятие решений. Высокая степень бюрократизации и непрозрачность бизнес-процессов чреваты потерями времени и ресурсов. Они снижают скорость принятия решений и компания начинает сталкиваться с трудностями при внедрении новых услуг или продуктов, не может адаптироваться к требованиям рынка и клиентов.
Методы оптимизации бизнес-процессов
Внедрение улучшений может проходить как в рамках реализации стратегических целей компании, так и при наступлении критических обстоятельств, которые угрожают экономической безопасности, и требуют безотлагательных изменений. В зависимости от конкретной ситуации подбираются методы и инструменты оптимизации бизнес-процессов:
- Инжиниринг. Этот метод подразумевает пересмотр и постепенное улучшение существующих бизнес-процессов для повышения эффективности работы, качества товаров и услуг, скорости производства и обслуживания и снижения издержек. Инжиниринг включает анализ существующих процессов, выявление слабых мест, разработку новых регламентов и стратегий, а также их поэтапное внедрение.
- Реинжиниринг. Основное отличие между инжинирингом и реинжинирингом бизнес-процессов заключается в глубине и радикальности изменений. Инжиниринг бизнес-процессов направлен на поэтапное улучшение и оптимизацию процессов, тогда как реинжиниринг предполагает кардинальные изменения и полную перестройку, охватывает всю цепочку основных, вспомогательных и сквозных бизнес-процессов. Реинжиниринг требует большого количества ресурсов, усилий и задействует все уровни организационной структуры. Он является наиболее эффективным методом оптимизации, когда бизнес не приносит прибыли.
- Непрерывное совершенствование. Это подход к оптимизации бизнес-процессов, ориентированный на достижение наилучших результатов. Главная идея этого метода заключается в том, что процессы всегда можно улучшать и совершенствовать, даже если они уже считаются эффективными. Принципы непрерывного совершенствования включают использование конкретных фактов и данных, основанных на измерениях и анализе, для принятия объективных решений о следующих шагах по улучшению процессов, а также активное участие всех сотрудников компании, начиная с высшего руководства и заканчивая исполнителями. Внедрение этой стратегии обеспечивает предприятию существенное конкурентное преимущество за счет возможности постоянной адаптации к меняющимся условиям.
- Всеобщее управление качеством. Отличительная черта этой концепции — ориентация на клиента, поскольку качество продукции и процессов рассматривается с точки зрения создания ценности. Этот метод также предусматривает постоянное совершенствование, вовлечение сотрудников в процессы, связанные с улучшением работы, и увеличение степени их ответственности.
- Теория ограничений. Метод оптимизации бизнес-процессов, который сосредотачивается на управлении ограничениями, препятствующими достижению целей организации. Повышение эффективности бизнес-процессов достигается за счет выявления слабых звеньев и устранения факторов, снижающих производительность.
Как оптимизировать бизнес-процессы?
В современных рыночных условиях основой для оптимизации бизнес-процессов становятся цифровые технологии, которые превратились в обязательный инструмент создания успешного бизнеса. Выбор конкретного программного решения зависит от ряда факторов, включая тип деятельности компании, специфику рынка, потребности клиентов и т.д.
Для управления сервисным обслуживанием и мобильным персоналом создана специализированная российская система СНАРЯД | FSM, которая позволяют изменить бизнес-процессы компании с учетом современных требований, проводить непрерывное совершенствование, выявлять и устранять узкие места.
Проведение оптимизации требует прозрачности процессов, которая позволяет вовремя выявлять недостатки и принимать обоснованные решения. СНАРЯД | FSM предоставляет в режиме реального времени полную информацию о внутренних и внешних процессах компании, включая работу сотрудников на удаленных объектах и коммуникации с клиентами. Это позволяет отслеживать производительность, устранять ошибки и быстро реагировать на возникающие проблемы.
СНАРЯД | FSM помогает устранить ключевые причины низкой эффективности бизнес-процессов. В частности, упрощаются коммуникации участников процесса и процедуры согласований, автоматизируются рутинные операции, вводится электронный документооборот.
Непрерывное совершенствование процессов обеспечивается за счет предоставления качественной аналитики и интеллектуального планирования, при котором алгоритмы находят наиболее оптимальные решения для построения рабочего процесса, учитывая множество критериев.
