Как «пробить» потолок в выручке и повысить производительность персонала на 40%?
Товарно-материальные ценности — одна из основных разновидностей затрат в любой организации, независимо от ее масштабов и сферы деятельности. Это активы компании, которые требуют контроля, тщательного ведения документации о передвижениях и обеспечения их рационального использования. В статье расскажем о способах и инструментах организации учета ТМЦ на предприятии.
Содержание:
Учет товарно-материальных ценностей — понятие, цели и задачи
В понятие товарно-материальных ценностей входят номенклатурные позиции различных видов, необходимые для ведения хозяйственной деятельности. Они используются при производстве продукции или услуг и оказывают влияние на их себестоимость.
По способу использования и назначению в производственном процессе товарно-материальные ценности подразделяют на несколько типов. К основным видам относят:
- сырье;
- материалы, использующиеся в основных и вспомогательных производственных процессах;
- горюче-смазочные материалы;
- полуфабрикаты и комплектующие изделия;
- запчасти;
- тара для упаковки изделий;
- хозяйственный инвентарь.
На производственных предприятиях также используется классификация, в которой товарно-материальные ценности разделяются по типам с учетом стадии изготовления:
- сырье — ТМЦ, не подвергавшиеся обработке, которые планируются к использованию в процессе изготовления продукции;
- незавершенное производство — это продукция, не прошедшая всех стадий производственного цикла;
- готовые изделия — это товары, которые могут быть реализованы покупателям.
Товарно-материальные ценности представляют собой находящиеся в обороте активы предприятия. Наряду с финансовыми средствами они относятся к высоколиквидным активам, которые принимаются в расчет показателя общей ликвидности компании. Для контроля количества и обеспечения сохранности активов необходим учет ТМЦ.
Учет ТМЦ на предприятии предполагает систематическую фиксацию всех хозяйственных операций с товарно-материальными ценностями: поступление, внутренние передвижения, списание.
Хорошо налаженная система учета и управления ТМЦ позволяет решать целый ряд задач:
- обеспечение первичного складского материального учета;
- создание базы данных об остатках ТМЦ на складах и в подразделениях компании;
- организация контроля количества запасов и обеспечение их сохранности;
- предоставление данных для планирования закупок, расчета себестоимости продукции или услуг и определения расходов на их производство.
Неэффективный контроль и учет товарно-материальных ценностей влечет за собой увеличение издержек и риски для финансовой устойчивости предприятия:
- недостаток товарно-материальных ценностей приводит к срыву графиков, простоям, невыполнению обязательств перед клиентами и снижению доходов организации;
- избыток ТМЦ приводит к замораживанию оборотных средств, затариванию складских площадей, а также к росту риска порчи запасов.
Поэтому основной целью управления ТМЦ является снижение уровня запасов до необходимого уровня, обеспечение их бесперебойного движения и быстрой оборачиваемости активов.
Организация учета материальных ценностей
При ведении хозяйственной деятельности предприятий осуществляется движение товарно-материальных ценностей, включающее последовательные операции по поступлению ТМЦ, их передаче внутри компании и расходованию. Все эти операции нужно задокументировать и отразить в бухгалтерском и складском учете.
Когда товарно-материальные ценности привозят на склад, прием осуществляется на основе сопроводительной документации — накладной, составленной поставщиком при отгрузке. При этом формируется приходная накладная, которая необходима для учета ТМЦ. Кроме этого, заполняется акт приемки, подтверждающий, что вся партия принята на склад.
В ситуации, когда количество или качество поступающих ТМЦ не соответствуют сопроводительной документации, составляется акт расхождений и несоответствий, на основании которого пишется рекламация поставщику. В конце рабочего дня после того, как приняты все поставки, оформляется приходный складской ордер, куда вписываются все полученные ТМЦ.
При складском хранении товарно-материальных ценностей на каждое наименование создается товарный ярлык, содержащий основную информацию об изделиях. Этот документ затем используется при проведении инвентаризации. Кроме этого, на каждую разновидность ТМЦ заполняется карточка учета, в которой фиксируется ее местонахождение на складе и все движения.
При движении ТМЦ между подразделениями или сотрудниками, а также при возвращении неиспользованных ценностей на склад, заполняется требование-накладная.
Перемещение ТМЦ со склада может сопровождаться следующей документацией:
- накладная на отпуск составляется при передаче ТМЦ в другую компанию или обособленное подразделение;
- товарная накладная, которая составляется при продаже ТМЦ;
- акт о списании некачественных, испорченных и невостребованных материальных ценностей.
Какие методы используются для ведения учета ТМЦ?
Учет движения ТМЦ на предприятии может быть организован с использованием партионного или сортового способа.
Сортовой метод
Данная разновидность учета основывается на сортировке товарно-материальных ценностей по категориям, типам, размерам и другим характеристикам, при этом в нем не учитываются поставщики, партии и сроки годности. Передвижения и остатки материальных ценностей фиксируются в картах складского учета.
При внедрении сортового способа учет может проводиться следующими способами:
- Количественно-суммовой. Подразумевает учет ТМЦ в денежных единицах и натуральном выражении как складскими работниками, так и бухгалтером.
- Сальдовый. Предполагает количественный складской учет ТМЦ и заполнение сальдовой книги, в которой ежемесячно фиксируют остатки на начало месяца, в то время как бухгалтерия использует суммовой учет.
Партионный метод
Этот метод используют в ситуации, когда каждую партию материальных ценностей необходимо размещать отдельно от других из-за ограниченного срока годности, разницы в стоимости или расчетах с поставщиками и других особенностей. Все входящие партии ТМЦ вносятся в журнал учета. Затем составляется партионная карточка, в которую вносят сведения о получателе и поставщике, основные параметры ТМЦ, даты приемки, перемещений и выбытия.
При большой номенклатуре ТМЦ может использоваться партионно-сортовой способ учета, который подразумевает группировку сначала по партиям, затем — по сортам.
Особенности учета ТМЦ для технического обслуживания и ремонта оборудования
Учет материалов и запчастей для проведения ремонта и технического обслуживания оборудования имеет свои особенности. Он требует тщательного подхода к составлению документации, поскольку все расходы должны быть экономически оправданы.
Для бухгалтерского учета в первую очередь важно оценить характер, функции и назначение ТМЦ, поскольку часть запасных частей будет относиться к основным средствам, а часть — к запасам. Если ТМЦ используются для ремонтов, которые проводятся не реже одного раза в год, то их классифицируют как запасы. Все остальные запчасти включают в состав внеоборотных активов.
При ремонте, который подразумевает модернизацию оборудования, и улучшение его первоначальных характеристик, затраты на замену запчастей включают в стоимость объектов основных средств. Если ремонт направлен только на восстановление технических характеристик оборудования, то затраты на ремонт относят к текущим расходам.
Для учета наличия и движения запчастей используется специальный субсчет 10-5. Списание стоимости запчастей на техническое обслуживание и текущий ремонт происходит в момент их передачи для установки на оборудование. Запчасти, признанные неликвидными по причине естественного и морального устаревания, подлежат списанию на основании соответствующего акта, при этом их стоимость относится на прочие расходы.
Эффективная система учета ТМЦ для ремонта и обслуживания оборудования необходима производственным предприятиям, управляющим компаниям сферы ЖКХ, организациям, которые предоставляют сервисные услуги. В ее организации поможет современное IT-решение — СНАРЯД | FSM, предназначенное для управления выездным сервисным обслуживанием и ремонтом оборудования, одной из функций которого является учет планового и фактического расхода запчастей и материалов.
В области учета материальных ценностей система СНАРЯД | FSM имеет следующий функционал:
- Пообъектное планирование регулярного обслуживания и ремонта дает точную информацию о потребностях в запчастях и материалах, которая необходима для определения количества запасов и их своевременного пополнения.
- При создании нарядов указывается перечень запчастей, материалов и инструментов, необходимых для выполнения работ, а также нормы расхода. Это позволяет, в том числе, обеспечить рациональное использование ТМЦ и избегать перерасхода.
- Функция мобильного склада бригады позволяет проводить учет движения ТМЦ с основного склада на сотрудников, которые занимаются проведением ремонтных работ, и отслеживать, какие запчасти и материалы у них присутствуют в наличии.
- Фактический расход запчастей и материалов сотрудники ремонтных бригад указывают в мобильном приложении сразу после выполнения работ, на основании чего в автоматическом режиме формируются документы списания ТМЦ.
